Teams es una aplicación de colaboración documental con la que el equipo puede organizarse, compartir información y mantener conversaciones en un único lugar.

Todo ello desde la versión de escritorio, desde el navegador o incluso desde el móvil.

Una de las necesidades más habituales dentro de un equipo, es la de la colaboración documental, es decir, compartir información a través de archivos.

En este sentido, Teams, gracias a su organización en equipos y canales, nos permite ubicar documentos en el lugar donde realmente se van a utilizar, en los canales, o espacios de colaboración creados para trabajar conjuntamente por un equipo de personas sobre un mismo proyecto o actividad.

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Cada canal, dispone por defecto de la pestaña Archivos, en la que podremos organizar los documentos en carpetas como si de un disco local o de red se tratara.

Llegados a este punto, quizá muchos se pregunten qué aporta Teams si con una carpeta de red ya tenemos resuelta esta necesidad.

Permitidme que comparta con vosotros algunas de las ventajas que lo hacen realmente mucho más útil y diferente.

Colaboración documental: Acceso a través de enlace

Todo documento almacenado en Teams puede ser  accedido a través de un enlace.

Este enlace posteriormente puede ser incorporado para hacer referencia a dicho documento en cualquier chat, correo-e, tarea de Planner, etc.

De este modo, el usuario destinatario de la información, el interesado en acceder a este documento, solo tiene que hacer clic en el enlace y el archivo se abrirá dentro del entorno de Teams pudiendo además, ser editado desde el mismo entorno.

Esto nos permite centralizar toda la actividad con el documento sin necesidad de salir de la misma pantalla, desde la localización del archivo, hasta su edición y posterior archivado, lo que agiliza la colaboración documental.

Con esto nos ahorramos tediosas búsquedas a través del a menudo complejo esquema de organización de carpetas a la que el disco en red nos tiene acostumbrado.

Un nuevo empleado, que no conozca la estructura de carpetas se perderá por los nodos del árbol de carpetas, mientras que en Teams, a través de un enlace, accederá directamente al contenido que busca.

Creación y edición del documento

Como he mencionado en el punto anterior, Teams nos ofrece, además de las principales ventajas sobre colaboración documental, tres posibilidades de edición de los documentos de office:

  • Editar en Teams. Se abre Word/Excell/PowerPoint online dentro del entorno de Teams. Sin abandonar la pantalla de Teams, nos permite editar el documento. Aunque las funcionalidades básicas están garantizadas, es cierto que algunas más avanzadas no están disponibles en la versión online de los productos
  • Editar en Word/Excell/PowerPont Online. Con esta opción, se abre el producto Online correspondiente en el navegador para su edición. Del mismo modo que ocurre con la opción anterior, no contamos con todas las funcionalidades del producto.
  • Editar en Word/Excell/PowerPoint. En el caso de que nuestro PC disponga de los productos de Office instalados, con esta opción se abrirá el producto adecuado para el archivo que queremos editar y podremos trabajar sobre él con la versión de escritorio de dicho producto. Esta versión sí cuenta con todas las funcionalidades completas y lo que más podemos destacar de esta opción es que puedes editar el archivo sin necesidad de descargarlo previamente. Del mismo modo, los cambios realizados se reflejan automáticamente en Teams sin tener que subir la nueva versión a la nube cada vez.

Además, las tres opciones cuentan con el autoguardado, por lo que no nos tenemos que preocupar de ir guardando los últimos cambios de nuestro documento para que estén a salvo.

Si creamos los documentos ofimáticos directamente en su lugar más apropiado de Teams, el producto se ocupará del autoguardado automático y lo más importante, de la gestión de versiones.

Con esta completa funcionalidad, podemos ver y restaurar cualquier versión anterior del documento sin necesidad de mantenerlo duplicado con una nomenclatura de nombre de documentos asociada para distinguir las diferentes versiones.

Búsqueda

Algo en lo que O365 gana por goleada a la carpeta de red es en la búsqueda. Todo documento guardado en Teams es realmente guardado en SharePoint.

Con un solo clic, podemos mostrar cualquier documento o carpeta en SharePoint donde podremos disfrutar de una cantidad muy interesante de herramientas, entre ellas, la búsqueda.

La búsqueda en SharePoint no solo localiza resultados buscando en el nombre sino también en los metadatos del archivo y sobre todo, en su contenido. 

Otra herramienta muy poderosa a poder utilizar desde SharePoint sería Flow, con ella podríamos establecer flujos de trabajo para revisión, autorización, cierre de documentos, etc

Coautoría

Si se trata de colaborar, con Teams tenemos todo lo que necesitamos. No solo podemos mantener una videoconferencia con cualquier miembro del equipo, sino que además podemos compartir pantalla, tomar el control de la pantalla de otro usuario, etc.

Otras funcionalidades interesantes son la posibilidad de insertar comentarios en los documentos para que otros miembros del equipo puedan consultarlos, abrir una conversación en línea mientras se comparte el documento para debatir vía chat sobre el documento y también, por supuesto, la coauditoría, que consiste en editar al mismo tiempo un documento y ver en tiempo real los cambios que cada uno está realizando.

En resumen, sin necesidad de teléfono ni software adicional para compartir pantallas, podemos trabajar en remoto con cualquier miembro del equipo, ver y compartir la edición del documento en grupo y tiempo real.

Con esto podemos mantener sesiones de trabajo realmente productivas en cualquier parte del mundo con varios o todos los miembros del equipo al mismo tiempo.

La colaboración documental no solo se queda en una mera gestión, si no que con Teams, como hemos visto desde Base10, va más allá.