Webinar Microsoft Teams: Tips & tricks

Al finalizar el webinar que organizamos desde Base10 se plantearon una serie de dudas por parte de los asistentes.

Hoy daremos respuesta a esas preguntas.

Os invitamos a dejar en comentarios aquellas que os surjan a vosotros también.

P: El canal General, ¿se puede borrar o renombrar y cambiar características en cuanto a miembros pertenecienes? 

  • R: El canal general se crea por defecto y no puede modificarse. Podemos crear otros canales y darles las características que necesitemos en cada caso, pero el general no.

P: ¿Con las licencias gratuitas durante 6 meses se pueden crear canales? Supongo que después nos dirás qué podemos hacer y qué no podemos hacer con esas licencias gratuitas.

  • R: Sí. Lo único que no te permite la licencia gratuita es programar reuniones y compartir archivos en el chat. Esto es debido a que no tiene un buzón de correo asociado ni onedrive 

P: ¿El resto de usuarios del equipo ven los canales de los que no son miembros, o sólo ven los canales de los que sí son miembros?

  • R: Un usuario solo ve aquellos canales a los que tiene acceso. 

P: ¿Existe alguna limitacion de miembros, asistentes o algo, que impida, por ejemplo haber hecho esta sesión por TEAMS y no WEBEX?

P: ¿ Se puede compartir un archivo desde One Drive y que se actualice también cuando se hacen modificaciones allí? 

  • R: One drive es un contenedor diferente. Sube tus archivos a teams, que también es Cloud y desde aquí tendrás la información actualizada en un único lugar 

P: ¿Cómo se buscan contenidos de archivo por palabra clave en el SharePoint? 

  • R: Desde la pestaña Archivos de cualquier canal tienes la opción de mostrar el contenido en SharePoint, una vez abierto en el navegador, arriba a la izquierda tienes una caja de búsqueda donde poder preguntar por el contenido solicitado. 

P: ¿Hay que tener Office 365 obligatoriamente, o Teams ya incorpora licencias de Office, o incluso podemos utilitzar Teams sin tener licencias de Office 365? 

P: ¿De ubicación de reuniones y salas se hablara en próximas sesiones? 

  • R: Una reunión a través de Teams se puede ubicar dentro de un canal. Como hemos comentado antes, con esta opción tendríamos la posibilidad de grabar la reunión para que, una vez finalizada la misma, se mostrase dicha grabación dentro del canal donde se ha ubicado 
  • Si no indicamos canal, la reunión se ubicará en la nube. Si la grabamos, posteriormente podremos acceder a dicha grabación desde Microsoft Stream, descargar el vídeo y compartirlo en cualquier canal de nuestro Tenant. 
  • Por último, podríamos convocar una reunión a través de Teams, reservando una sala física. De este modo podríamos mantener la reunión tanto en la sala física reservada, como de forma remota. Para ello, el administrador tendrá que crear las salas, a través de la creación de buzones de sala. Un buzón de sala es un buzón de recursos que está asignado a una ubicación física, como una sala de conferencias, un auditorio o una sala de aprendizaje. Una vez que el administrador crea los buzones de sala, los usuarios pueden reservar salas fácilmente, incluidos los buzones de correo de sala en convocatorias de reunión. 

P: En cuanto a los enlaces, en lugar de enviar archivos, ¿son accesibles por miembros externos accediendo a un SharePoint del cual no son miembros? 

  • R: Cuando se intenta acceder a un archivo a través de un enlace, y este archivo no está ubicado en un canal donde el destinatario pueda acceder, se recibe un mensaje advirtiendo que no se tiene acceso al archivo con la opción de solicitar acceso al archivo. El propietario del documento podrá autorizar el acceso al documento o denegarlo a través del email de solicitud de acceso recibido. 

P: ¿Se pueden crear canales privados? 

  • R: Sí, es una funcionalidad relativamente reciente. Cuando creas el canal tienes la opción de que este sea público para todos los miembros del equipo o privado para aquellos miembros del equipo que agregues.  

P: ¿Se puede encargar una secretaria de crear reuniones para los distintos Jefes de Departamentos invitando a Usuarios y que sea el Jefe de Departamento el Anfitrión que pueda empezar la reunión, anularla, añadir algún usuario etc… ?

  • R: Cualquiera puede crear una reunión y empezarla. Cada uno va incorporándose a la reunión a través del enlace que facilita teams, cualquiera puede iniciarla. 
  • Existe un bot, secretrary bot cuyo objetivo consiste en buscar y establecer una fecha y hora concretas para citas con compañeros de Teams. De esta manera, se buscan huecos del calendario que estén libres, y se añade un evento nuevo para recordarnos la reunión programada. https://www.youtube.com/watch?v=DAE7A6mfW98  

P: A nivel de crear reuniones con videoconferencia, comparando con ZOOM, si lo conoces, ¿podrías enumerar algunas diferencias por las que nos tengamos que decantar por Team? 

  • R: La gran ventaja de Teams es tener todo lo necesario dentro de un mismo entorno. Podemos compartir la pantalla, ceder el control y sobre todo, grabar la reunión. Si la reunión la has programado sobre un canal, automáticamente aparecerá la grabación en dicho canal una vez haya finalizado la misma. 
  • Puedes estar chateando y sin necesidad de salir del entorno, convertir esa conversación en una video llamada e incorporar a tantos participantes como necesites. 

P: ¿Existe alguna forma de buscar solamente en un Canal en particular? En vez de buscar en todo el Teams  

  • R: Cuando abres el contenido en Sharepoint, lo haces sobre un canal, por lo tanto, la búsqueda la hace dentro de ese mismo canal. 

P: ¿Cuándo el canal es privado? que pasa con la visibilidad de los documentos en el equipo.

  • R: Los documentos de un canal privado solo serán visibles a los integrantes de ese canal.  

P: ¿Dónde se almacenan las grabaciones? ¿Limitaciones de tamaño? ¿Depende de la licencia adquirida?

  • R: Si la grabación la realizas sobre un canal, esa grabación aparecerá automáticamente en el canal una vez finalizada. 
  • Si no, se realiza sobre un canal, la grabación se realiza en la nube y se guarda en Microsoft Stream, para que los usuarios puedan compartirla de forma segura en su organización. Accediendo a Microsfot Stream entramos en un servicio de empresa en el que los usuarios de nuestra organización pueden cargar, ver y compartir vídeos de forma segura. Pueden compartir grabaciones de reuniones, presentaciones, sesiones de aprendizaje u otros vídeos que faciliten la colaboración del equipo. Microsoft Stream también permite compartir fácilmente comentarios en un vídeo, etiquetar códigos de tiempo en comentarios y descripciones para hacer referencia a puntos específicos de un vídeo y hablar con compañeros. 
  • Microsoft Stream almacena vídeos y metadatos en su propio servicio creado a partir de Azure. Como tal, tiene su propia cuota de almacenamiento para los vídeos cargados. Solo el número de vídeos originales cargados contra la cuota: las copias transcodificadas para el streaming adaptable no cuentan contra su cuota. https://docs.microsoft.com/es-es/stream/license-overview#storage 
  • https://docs.microsoft.com/es-es/stream/quotas-and-limitations 

Si queréis más info podéis contactar con el equipo de Base10. Gracias